Rappel sur les fondamentaux de la facture dans le cadre de l’arrivée de la facture électronique
La facture est un document comptable obligatoire, preuve de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service. Elle matérialise une transaction financière, constitue un justificatif comptable et sert à l’exercice des droits sur la TVA. Elle est en conséquence une pièce maîtresse pour l’administration fiscale.
A la différence, une facture proforma, est établie « pour la forme ». Elle est assimilée à un brouillon de facture définitive, ou un devis, et n’a donc aucune valeur légale. Ce n’est pas une pièce comptable.
Une facture de vente au format papier peut être créée à la main ou à l’aide d’un logiciel et transmise par courrier (ou par mail). Dans ce cas, la facture n’est pas réputée électronique.
Une facture est considérée comme électronique lorsque son flux est intégralement dématérialisé (création, transmission, réception et archivage). Pour être qualifiée d’électronique, une facture doit être signée électroniquement ou être issue d’un logiciel de signature électronique.
Toute facture créée par un logiciel ne constitue pas une facture électronique. Elle est obligatoirement transmise par voie dématérialisée (mail ou récupération sur une plateforme).
Une fois que la facture est réputée électronique, le destinataire devra la conserver uniquement en format dématérialisé.
– Les mentions obligatoires
Une facture, comme tout document légal, doit contenir des mentions obligatoires. On doit retrouver le terme « Facture », l’identité de l’émetteur et de son client, le numéro de TVA intracommunautaire, la date d’émission, le numéro de la facture, la date de la vente ou de la prestation, le montant HT, les réductions de prix s’il y en a, le taux de la TVA applicable, le montant de la TVA, le prix TTC, l’échéance du règlement, les conditions de règlement et d’escompte en cas de remboursement anticipé, les taux de pénalités de retard, le montant de l’indemnité forfaitaire si la facture est recouvrée par un créancier professionnel.
Les conditions générales de vente (CGV) ont pour objectif de communiquer des informations sur la vente à laquelle elles se rapportent. Elles constituent un socle de négociation entre le vendeur et l’acheteur. Elles doivent être obligatoirement transmises avec la facture.
NB : Pour la vente sur Internet, les conditions générales de vente doivent comporter une clause sur la protection des données personnelles depuis le 25 mai 2018 (RGPD).
– Le délai de conservation des factures
Les factures se conservent plus ou moins longtemps en fonction de leur nature et des textes légaux dont elles relèvent :
• Sur le plan comptable, elles doivent être gardées 10 ans.
• Sur le plan fiscal, les factures doivent être conservées pendant au moins 6 ans.
Source : Article L102 B du livre des procédures fiscales, Article L123-22 du Code de commerce
