Rappel sur les fondamentaux de la facture dans le cadre de l’arrivée de la facture électronique

La facture est un document comptable obligatoire, preuve de l’achat ou de la vente d’un bien ou d’un service. Elle matérialise une transaction financière, constitue un justificatif comptable et sert à l’exercice des droits sur la TVA. Elle est en conséquence une pièce maîtresse pour l’administration fiscale.

A la différence, une facture proforma, est établie « pour la forme ». Elle est assimilée à un brouillon de facture définitive, ou un devis, et n’a donc aucune valeur légale. Ce n’est pas une pièce comptable.

Une facture de vente au format papier peut être créée à la main ou à l’aide d’un logiciel et transmise par courrier (ou par mail). Dans ce cas, la facture n’est pas réputée électronique.

Une facture est considérée comme électronique lorsque son flux est intégralement dématérialisé (création, transmission, réception et archivage). Pour être qualifiée d’électronique, une facture doit être signée électroniquement ou être issue d’un logiciel de signature électronique.

Toute facture créée par un logiciel ne constitue pas une facture électronique. Elle est obligatoirement transmise par voie dématérialisée (mail ou récupération sur une plateforme).

Une fois que la facture est réputée électronique, le destinataire devra la conserver uniquement en format dématérialisé.

– Les mentions obligatoires

Une facture, comme tout document légal, doit contenir des mentions obligatoires. On doit retrouver le terme « Facture », l’identité de l’émetteur et de son client, le numéro de TVA intracommunautaire, la date d’émission, le numéro de la facture, la date de la vente ou de la prestation, le montant HT, les réductions de prix s’il y en a, le taux de la TVA applicable, le montant de la TVA, le prix TTC, l’échéance du règlement, les conditions de règlement et d’escompte en cas de remboursement anticipé, les taux de pénalités de retard, le montant de l’indemnité forfaitaire si la facture est recouvrée par un créancier professionnel.

Les conditions générales de vente (CGV) ont pour objectif de communiquer des informations sur la vente à laquelle elles se rapportent. Elles constituent un socle de négociation entre le vendeur et l’acheteur. Elles doivent être obligatoirement transmises avec la facture.

NB : Pour la vente sur Internet, les conditions générales de vente doivent comporter une clause sur la protection des données personnelles depuis le 25 mai 2018 (RGPD).

– Le délai de conservation des factures

Les factures se conservent plus ou moins longtemps en fonction de leur nature et des textes légaux dont elles relèvent :

• Sur le plan comptable, elles doivent être gardées 10 ans.

• Sur le plan fiscal, les factures doivent être conservées pendant au moins 6 ans.

Source : Article L102 B du livre des procédures fiscales, Article L123-22 du Code de commerce

Fin de l’impression systématique des tickets de caisse et de carte bancaire

A compter du 1^er août 2023, l’impression et la distribution des tickets de caisse et de carte bancaire seront interdites dans les établissements recevant du public sauf demande expresse du client. Ainsi, le commerçant doit informer le consommateur, à l’endroit où s’effectue le paiement, par voie d’affichage, que l’édition et la remise des tickets de caisse et de CB ne sont réalisées qu’à sa demande.

Cependant, les tickets de caisse relatifs à l’achat de biens durables ou les tickets de carte bancaire relatifs à des opérations annulées seront, quant à eux, toujours imprimés automatiquement.

Cette interdiction fait suite à un décret publié au JO le 15 décembre 2022, en application de la loi « Anti-gaspillage pour une économie circulaire » du 10 février 2020 (AGEC). Elle est motivée par la lutte contre les substances dangereuses présentes dans les tickets de caisse et le gaspillage important que représentent ces tickets (30 milliards de tickets de caisse imprimés chaque année).

Cette mesure concerne uniquement les tickets remis aux clients ; les tickets commerçants n’étant pas mentionnés par la loi AGEC.

Dans une publication du 10 mars 2023, la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) revient sur les règles et les bonnes pratiques à adopter par les commerçants pour traiter les éventuelles collectes de données personnelles.

1. Dans le cas de la délivrance d’un e-ticket, la CNIL promeut un double niveau d’information et une solution cherchant à minimiser autant que possible la collecte de données personnelles, voire à l’éliminer ;
2. Dans le cas de la délivrance d’un e-ticket, la réutilisation des données collectées à des fins de prospection commerciale est possible, sous respect de certaines conditions.

Pour plus d’informations sur ces points, nous vous invitons à consulter le site de la CNIL.

Source :

> Loi n° 2020-105 du 10 février 2020 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire – Légifrance 

> Décret n° 2022-1565 du 14 décembre 2022 relatif aux conditions et modalités d’application du IV de l’article L. 541-15-10 du code de l’environnement – Légifrance